Pada penghujung Tahun 2017 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo melaksanakan Sosialisasi Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif dan Subtantif, kegiatan ini dilaksanakan untuk memberikan pemahaman kepada seluruh OPD terkait jadwal retensi arsip yang merupakan bagian dari penyusutan arsip yang tercipta oleh  Organisasi Perangkat Daerah beberapa tahun yang lalu. Jadwal retensi arsip sangat  penting mengingat jika tidak ada jadwal retensi arsip maka jumlah arsip yang ada di OPD akan terus bertambah dan menumpuk. Kegiatan ini dilaksanakan dengan tujuan untuk meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan, serta sebagai acuan masa simpan arsip.

Acara yang diselenggarakan di Hotel Maesa Jalan K.H. Ahmad Dahlan No. 82 A pada tanggal 07 Desember 2017, pukul 08.00 s.d selesai itu dibuka oleh Asisten Administrasi Umum Sekretariat Daerah Drs.EC. H. SYAIFURRAHMAN, MM, laporan panitia kegiatan disampaikan oleh Ibu DEWI WURI HANDAYANI, S.Sos selaku Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo dan dilanjutkan penyampaian materi JRA oleh 2 (dua) narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo dan dari Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten Ponorogo dan diikuti oleh 56 organisasi perangkat daerah di Kabupaten Ponorogo.

suasana sosialisasi JRA

suasana sosialisasi JRA

 

Dasar hukum pelaksanaan kegiatan sosialissi jadwal retensi arsip fasilitatif dan subtantif adalah:

1. Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009;
3. Peraturan Daerah Kabupaten Ponorogo Nomor 6 Tahun 2016 tentang pembentukan dan susunan perangkat daerah;
4. Keputusan Bupati Ponorogo tanggal 02 Nopember 2017 Nomor 188.45/2598/405.26/2017 tentang pembentukan panitia pelaksana sosialisasi jadwal retensi arsip Pemerintah Kabupaten Ponorogo pada kegiatan pembangunan sistem keamanan penyimpanan data pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo Tahun Anggaran 2017.

Dengan diselenggarakannya Sosialisasi Jadwal Retensi Arsip (JRA) dengan Organisasi Perangkat Daerah Se-Kabupaten Ponorogo ini diharapkan adanya capaian hasil sebagai berikut:

1. Menyamakan persepsi dan pemahaman tentang pentingnya arsip;
2. Memahami dan memperhatikan ketentuan-ketentuan dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan khususnya pasal 83 yang menyebutkan bahwa setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keselamatan arsip Negara yang pemberkasannya dibiayai oleh Anggaran Negara dan sengaja memusnahkan arsip diluar prosedur maka akan dikenai sangsi pidana penjara 10 tahun atau denda paling banyak 500.000.000,-;
3. Setiap Organisasi Perangkat Daerah dapat secara professional dalam mengelola arsipnya sesuai aturan yang berlaku;
4. Setiap Organisasi Perangkat Daerah dapat melaksanakan penyusutan arsipnya sesuai yang tertera dalam JRA;
5. Dan setiap OPD dapat memberikan kepastian hokum dalam menentukan nasib akhir dari arsip yang tercipta serta dapat memberikan umur simpanan yang pasti.