1. Asal Arsip

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo melaksanakan Layanan Penyimpanan Arsip yang diterima dari :

• Satuan Kerja Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Ponorogo
• Desa atau Kelurahan di wilayah Kabupaten Ponorogo
• Perusahaan Daerah
• Organisasi Politik
• Organisasi Kemasyarakatan, dan
• Perseorangan

2. Jenis Arsip Yang Disimpan

Arsip yang diserahkan untuk disimpan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogoa dalah Arsip Statis dan Arsip Inaktif yang memiliki Retensi Sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun.

3. Prosedur/ Tata Cara Penyerahan Arsip

Prosedur/tata cara penyerahan arsip ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogoadalah sebagai berikut:

• Membuat Surat Permohonan akan melaksanakan penyerahan arsip.
• Pemeriksaan dan Penilaian Arsip, yaitu dengan melihat masa retensi arsip dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA) .
• Pendaftaran, yaitu dengan membuat Daftar Pertelaan Arsip (DPA) yang diserahkan.
• Pembuatan Berita Acara Penyerahan yang ditandatangani Pihak yang menyerahkan dan Pihak Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogoselaku penerima arsip.
• Pelaksanaan Penyerahan, dilakukan pendataan untuk melihat kesesuaian antara fisik arsip dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA).

4. Waktu Penyerahan Arsip

Penyerahan arsip ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogobisa dilakukan setiap hari kerja :

• Hari Senin s/d kamis : Jam 07.00 s/d 14.30 WIB

 

• Hari Jumat : Jam 07.00 s/d 11.00 WIB