[metaslider id=986]

PONOROGO – Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi  kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dari difinisi tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip memiliki 4 (empat) unsur yaitu ;

1. Informasi yang terekam
2. Dalam berbagai media rekam
3. Diterima maupun dibuat, dan
4. Tercipta karena pelaksanaan kegiatan.

Dengan demikian, suatu arsip akan tercipta secara otomatis, mengalir dengan sendirinya, apa adanya sebagaimana yang dilakukan oleh lembaga atau orang yang bersangkutan, baik karena kebutuhan maupun karena suatu peraturan atau ketentuan yang harus diikuti dan dipatuhi.

Perlu diketahui bahwa sampai dengan bulan juni 2018 Dinas Perpustakaan dan kearsipan telah menerima dan mengelola  Arsip Inaktif dan Statis dari sejumlah OPD di Ponorogo diantaranya : Ex. Bagian Perlengkapan, Kantor Arsip Dan Dokumentasi, Kantor Bupati, Kantor Wakil Bupati, Badan KB, Panwaslu Kabupaten Ponorogo, Dinas Lingkungan Hidup, Kantor Kecamatan Jetis, Bagian Hukum, Badan Penanggulangan Bencana Daerah, Dinas Perijinan, Dinas Pekerjaan Umum, dan Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah.

Arsip yang terklasifikasi terbuka dapat diakses oleh umum dengan cara menghubungi layan arsip yang berada di Jl. Trunojoyo 145 Ponorogo, namun untuk arsip yang terklasifikasi tertutup tentunya tidak sembarang orang bias mengakses mengingat informasi yang ada pada arsip tersebut masih bersifat tidak terbuka jadi hanya terbatas penggunanya.

Sesuai dengan  aturan perundangan dimana menyebutkan kewajiban beserta sanksi pidana bagi pejabatnya, memang setiap OPD berkewajiban mengelola arsipnya terutama arsip dinamis baik aktif maupun inaktifnya, namun begitu memasuki masa statis arsip tersebut wajib diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah dalam hal ini adalah Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo yang secara khusus dikelola oleh Bidang Kearsipan. Semua hal ihwal mengenai masa retensi arsip dari aktif – inaktif – statis secara terperinci sudah diatur dalam Peraturan Bupati Ponorogo tentang Jadwal Retensi Arsip.

Menurut Kepala Bidang Kearsipan Wiji Sri Astuti, S.Sos melalui Kasi Pengelolaan Arsip Wavy Nurohmah, SAP bahwa pengelola arsip di Bidang Arsip cukup terbatas dengan 2 Arsiparis dan 2 staf teknis padahal beban kerja cukup banyak karena mengelola arsip dari sejumlah OPD.

Lebih lanjut Kasi Pengelolaan Arsip menjelaskan secara singkat  bahwa Pengelolaan arsip dimulai dari pemilahan arsip, pencatatan deskripsi, entri data, pembungkusan arsip dengan kertas payung sebagai pencegah kelembaban, lanjut pengebokan dan ditata di rak arsip maupun roll o pack. Tiap 2 minggu dilaksanakan kamperisasi serta perlu fumigasi setiap 6 bulan sekali guna mencegah hadirnya kutu kertas / mikroorganisme lainnya yang berpotensi merusak fisik dokumen.

Selanjutnya dilaksanakan pemusnahan terhadap arsip yang sudah habis masa retensi guna mengurangi penumpukan arsip yang tersimpan dengan syarat :

1. Sudah habis masa retensi sesuai JRA,
2. Daftar Arsip Musnah yang dihasilkan oleh Panitia Pemusnahan Arsip yang berisi personel dari Instansi Pencipta Arsip, Arsiparis, Inspektorat dan Bagian Hukum;
3. Berita Acara Pemusnahan Arsip;
4. Pelaporan ke Bupati.

 

Salah satu Arsiparis yakni Erwin Syahroni, A.Md mengemukakan bahwa semua Hal tersebut diatas dilaksanakan agar terdapat kepastian hukum terhadap kondisi fisik dan informasi arsip yang ada di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Khususnya dan OPD di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Ponorogo secara Umum yang bermuara pada terselamatkannya dokumen daerah. [ES]